Functionele functioneringsgesprekken voer je zo! Plus 9 tips

functionele-functioneringsgesprekken-voer-je-zo-plus-9-waardevolle-tips

Deel dit artikel

Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email

Vaak vragen ondernemers ons: hoe maak ik een goede start met functioneringsgesprekken?

Onze tips helpen ze dan snel op weg, want:

Het mysterie van een succesvolle organisatie zit ‘m vooral in goed gemotiveerde en bevlogen medewerkers.

Medewerkers die trots zijn op de organisatie en dit in hun werk en naar buiten ook uitstralen. Functioneringsgesprekken zijn een krachtig middel voor het verbeteren van de motivatie van je medewerkers en daarmee je personeelsbeleid. Je hebt door het voeren van functioneringsgesprekken aandacht voor je medewerkers en je weet beter wat er leeft. Je polst hoe het er bij individuele medewerkers voor staat en waar je bij kunt sturen.

Wij geven je 9 waardevolle tips om je functioneringsgesprekken super functioneel te maken.

1. Focus op verbetering

Het functioneringsgesprek gaat over het functioneren van je medewerkers. Het is gericht op verbetering. Om te voorkomen dat je het alleen gaat hebben over de zaken die niet goed gaan, is het heel belangrijk om te focussen op verbetering. Daar worden de functioneringsgesprekken functioneler van. Bespreek daarom met elkaar hoe het gaat en welke taken en zaken voor verbetering vatbaar zijn. Focus op de essentie en raak niet verstrikt in praat over koetjes en kalfjes. Vraag de medewerkers wat hij of zij hierbij nodig heeft en biedt hulp en ondersteuning aan. Dit kan zowel interne als externe ondersteuning zijn.

2. Zorg voor een goede voorbereiding

Zowel voor je medewerkers als voor jezelf is het prettig om het gesprek voor te bereiden. Kondig daarom het gesprek tijdig aan. Kies een rustige ruimte en zorg ervoor dat jullie niet kunnen worden gestoord.

3. Kies de juiste gesprekspartners

Niet elke medewerker of manager is een topper in het voeren van (functionerings)gesprekken. Kies als gesprekspartners de managers die hiervoor het meest geschikt zijn, zij die op een goede wijze medewerkers kunnen motiveren en stimuleren en hierdoor het meeste uit de gesprekken halen.

4. Het functieprofiel als leidraad

Voor een goed verloop van een functioneringsgesprek is een actueel functieprofiel een goed hulpmiddel. Aan de hand van het functieprofiel kunnen jullie namelijk de taken doorlopen van de medewerker en bespreken hoe jullie vinden dat de medewerkers zijn of haar taken heeft uitgevoerd. Als er geen functieprofiel is, dan is het vaak veel lastiger een functioneringsgesprek in goede banen te leiden en duidelijk te benoemen wat er verbeterd kan worden. Want ja, waar wil je een medewerker dan op attenderen als het niet op papier staat wat er van hem of haar wordt verwacht? En waar kan je medewerker zich naartoe ontwikkelen als er niets omschreven is?

#Bonustip: Als medewerkers ambitie hebben en zich graag willen doorontwikkelen kun je medewerkers stimuleren en prikkelen door een functieprofiel van een logische doorstroom functie te bespreken met ze. Juist dan neemt de motivatie van medewerkers toe om zich weer verder te ontwikkelen.

5. Een goede structuur is het halve werk

Ga gestructureerd te werk als je functioneringsgesprekken gaat voeren. Dat begint met een duidelijke inleiding, het bespreken van het doel van het gesprek, de juiste gespreksonderwerpen en de positieve insteek. Een goed opgebouwd formulier voor het voeren van functioneringsgesprekken is hierbij een essentiële tool.

6. Wees concreet en maak het meetbaar (voor alle partijen)

Draai er niet omheen tijdens een gesprek en probeer niet zaken die belangrijk zijn af te zwakken. Juist het functioneringsgesprek is het moment om zaken die goed en minder goed lopen op een juiste manier ter sprake te brengen. Het is belangrijk dat je medewerker na het gesprek duidelijk weet waar hij staat, wat er precies van hem verwacht wordt en hier ook wat mee kan. Op deze wijze zijn er tijdens een eventueel vervolg, in de vorm van een beoordelingsgesprek, ook geen verrassingen voor de medewerker. Hij of zij heeft dan ook de tijd gehad om te verbeteren. Maar het concreet en meetbaar maken kan ook gaan over werktechnische zaken of verbeterpotentie van medewerkers. Dit is vaak net zo belangrijk als commitment, vertrouwen en motivatie.

7.  Gelijkwaardigheid is de basis van een goed gesprek

Een functioneringsgesprek is geen beoordelingsgesprek en zeker geen veroordelingsgesprek. Het is tweerichtingsverkeer en gelijkwaardigheid is daarom de basis. Beide partijen vervullen een rol en daarom is het belangrijk dat de medewerker zelf ook voldoende aan bod komt. Als je je medewerker op de juiste wijze betrekt bij het maken van afspraken is er meer draagvlak.

8. Complimenten en positieve aandacht

Helaas vergeten veel gesprekspartners complimenten te geven en écht aandacht te hebben voor hun medewerkers. Focus daarom niet alleen op wat beter kan maar geeft ook complimenten over wat goed gaat. Geef positieve aandacht aan je medewerker. Vraag ook eens naar de privésituatie en heb het niet alleen maar over werk gerelateerde zaken.

9. Samenvatting en vastlegging

Om het gesprek op een goede manier af te ronden is een samenvattende afsluiting een goed einde. Je herhaalt de belangrijkste afspraken en geeft de medewerker aan dat hij of zij het verslag ontvangt. Op die manier check je of de medewerker ook alle besproken punten goed begrepen heeft. Daarnaast is het heel belangrijk om te zorgen voor commitment. Zorg er daarom voor dat jullie op één lijn zitten, want als dit niet lukt, dan wordt het nooit een functioneel functioneringsgesprek. Je medewerker zal dan toch niet aan de slag gaan met de verbeterpunten.

Speciaal voor HR-professionals die willen doorgroeien.

Gratis online training:
Het geheim van succesvol HRM

Wil jij in 7 stappen leren hoe succesvolle HR-professionals verandering brengen binnen de organisatie, met focus, structuur en een duidelijke HRM-strategie?

Gerelateerde artikelen

Skip to content